Open House - EVI
Eén van de belangrijkste doelstellingen van CLICKNL is het vergroten van het aantal bedrijven in de bedrijfstakken van de creatieve industrie dat deelneemt aan op innovatie gerichte projecten en samenwerkingsverbanden. De MIT Innovatiemakelaars regeling speelt hierop in. Dit leverde prachtige cases en resultaten op! Deze keer kijken we naar EVI!
ID&T is een van de voornaamste internationale spelers in de wereldwijde evenementen branche en is verantwoordelijk voor een aantal de grootste feest concepten die de branche rijk is. Denk hierbij aan Mysteryland, Defqon.1 en Awakenings.
Dit soort evenementen hebben al gauw te maken met meer dan 150 leveranciers, die allerlei verschillende zaken en faciliteiten nodig hebben om binnen zeer korte tijd de infrastructuur van een tijdelijke stad te realiseren. Van catering, tot machinerie, tot communicatiemiddelen. Vanuit ID&T kwam bijna 15 jaar geleden de behoefte voor een platform om al deze informatie op een juiste en overzichtelijke manier te verzamelen, voor zowel de organiserende partij als voor de leveranciers.
En daar was EVI
Zo werd EVI geboren: een platform waar leveranciers kunnen aangeven wat ze nodig hebben en waar organisatoren in een paar klikken complete overzichten kunnen generen om vervolgens op efficiënte wijze hun materialen en faciliteiten te bestellen. ID&T was met EVI een pionier in de branche, nog geen enkele andere organisator had met zo’n baanbrekend systeem gewerkt.
In de afgelopen jaren is EVI doorontwikkeld tot full-service back office tool. Leveranciers kunnen naast benodigdheden bijvoorbeeld ook aangeven welke accommodatie ze nodig hebben, of het aantal parkeerkaarten en welke accreditatie noodzakelijk is voor het on-site personeel.
Alles helder in beeld
Via dit systeem kan door verschillende disciplines van alles in de gaten gehouden worden. Zo kan de producent, aan de hand van de catering aantallen die worden aangevraagd door leveranciers, zien hoeveel personeel deze partij per dag heeft rondlopen en kan de crowd safety manager in één oogopslag beoordelen of de gastenlijst niet te groot is voor verleende vergunningen. Verder kan er op basis van incheck gegevens van gasten en crewleden na afloop van een event ook een rapport worden opgemaakt over hoeveel man er op het terrein rondliep, naast alle ingecheckte bezoekers.
Naast de ID&T groep, wordt EVI tegenwoordig ook ingezet voor andere grote events zoals de Dutch Grand Prix en de Taste of Amsterdam. EVI is een platform met ontzettend veel potentie, waar constant aan doorontwikkeld wordt, in samenwerking met de back-office producenten van grote evenementen. Ze streven ernaar om de bijna onmogelijke taak van alle event producenten stapje voor stapje een stukje makkelijker en overzichtelijker te maken.